1. Úvod
Tyto zásady vysvětlují, jak Hejl Productions zpracovává osobní údaje návštěvníků webu, zájemců o služby, klientů a dalších osob, se kterými v souvislosti s poskytováním služeb komunikujeme.
Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu potřebném pro konkrétní účel a po dobu, po kterou pro dané zpracování existuje odpovídající právní důvod.
2. Kdo je správcem osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
3. Jaké osobní údaje zpracováváme
V závislosti na tom, jak web a naše služby používáte, můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie údajů:
- identifikační údaje, pokud je dobrovolně uvedete, zejména jméno a příjmení a název společnosti,
- kontaktní údaje, zejména e-mailovou adresu a telefonní číslo,
- informaci o službě, o kterou máte zájem,
- obsah zprávy nebo informace o projektu, které nám dobrovolně sdělíte,
- informaci o tom, odkud jste se o nás dozvěděli, pokud ji dobrovolně uvedete,
- obsah následné e-mailové nebo telefonické komunikace,
- identifikační a fakturační údaje, pokud dojde k uzavření spolupráce,
- údaje související s realizací zakázky a obchodním vztahem,
- technické údaje související s provozem webu, například IP adresu, čas požadavku, URL, typ prohlížeče nebo zařízení, pokud jsou zaznamenány serverem nebo používanou službou,
- údaje o používání webu, reklamních kampaních nebo externím obsahu, pokud k takovému zpracování udělíte příslušný souhlas.
4. Odkud údaje získáváme
Většinu osobních údajů získáváme přímo od vás, například prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu, telefonu nebo v průběhu obchodní spolupráce.
Některé technické údaje mohou vznikat automaticky při návštěvě webu nebo při použití externích služeb, jako je analytika, YouTube, Google Maps nebo reklamní technologie, pokud jsou tyto služby aktivovány.
5. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba / kritérium uchování |
|---|---|---|---|
| Vyřízení poptávky | Jméno a příjmení, název společnosti, e-mail a/nebo telefon, zvolená služba, obsah zprávy, informace o zdroji poptávky a následná komunikace, pokud jsou tyto údaje uvedeny | Kroky před uzavřením smlouvy na vaši žádost; u obecné nebo B2B komunikace může být základem také náš oprávněný zájem na vyřízení dotazu. | Pokud spolupráce nevznikne, nejdéle 12 měsíců od poslední relevantní komunikace, není-li další uchování potřebné z jiného právního důvodu. |
| Komunikace a realizace zakázky | Kontaktní, smluvní a projektové údaje | Plnění smlouvy; případně oprávněný zájem při komunikaci s kontaktní osobou klienta | Po dobu trvání spolupráce a dále po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků. |
| Fakturace, účetnictví a plnění zákonných povinností | Identifikační, kontaktní, fakturační a platební údaje | Plnění smlouvy a plnění právních povinností | Po dobu stanovenou příslušnými účetními, daňovými a dalšími právními předpisy. |
| Ochrana právních nároků | Údaje vztahující se ke smlouvám, zakázkám a komunikaci | Oprávněný zájem na ochraně a uplatňování práv | Po dobu, po kterou mohou být příslušné nároky uplatněny nebo je nutné se proti nim bránit. |
| Bezpečnost a technický provoz webu | IP adresa, čas požadavku, URL, technické informace a serverové logy | Oprávněný zájem na zabezpečení webu, prevenci zneužití a řešení technických incidentů | Pouze po dobu nezbytnou pro bezpečnostní a technické účely podle nastavení a retenčních pravidel používané infrastruktury. |
| Analytika webu | Online identifikátory a údaje o návštěvnosti a používání webu | Souhlas | Pouze po aktivaci analytické kategorie; konkrétní technologie a doby jsou popsány v zásadách používání cookies. |
| Externí média | Technické údaje předávané při načtení YouTube nebo Google Maps | Souhlas | Pouze po aktivaci kategorie externích médií; konkrétní technologie a doby jsou popsány v zásadách používání cookies. |
| Měření a optimalizace reklam na Facebooku a Instagramu | Online identifikátory, údaje o návštěvě a konverzních událostech | Souhlas | Pouze po aktivaci marketingové kategorie; konkrétní technologie a doby jsou popsány v zásadách používání cookies. |
6. Kontaktní formulář
V kontaktním formuláři můžete dobrovolně uvést jméno a příjmení, název společnosti, popis projektu, službu, o kterou máte zájem, a informaci o tom, odkud jste se o nás dozvěděli.
Pro odeslání formuláře je nutné uvést alespoň jeden kontaktní údaj – e-mailovou adresu nebo telefonní číslo. Můžete uvést také oba kontaktní údaje.
Tyto údaje používáme k vyřízení vaší poptávky, navázání komunikace a případné přípravě nabídky nebo spolupráce. Pokud neposkytnete žádný použitelný kontaktní údaj, nebudeme schopni na poptávku odpovědět.
Pro vyřízení běžné poptávky nevyžadujeme souhlas jako právní základ zpracování. Povinný checkbox u formuláře slouží pouze k potvrzení, že jste se s těmito Zásadami ochrany osobních údajů seznámili. Zpracování probíhá zejména za účelem kroků před případným uzavřením smlouvy na vaši žádost; u některých obecných nebo B2B dotazů může být právním základem také náš oprávněný zájem na vyřízení komunikace.
7. Komu mohou být údaje zpřístupněny
Osobní údaje nepředáváme jiným subjektům bez důvodu. V nezbytném rozsahu je však mohou zpracovávat poskytovatelé služeb, které používáme pro provoz webu a podnikání, nebo subjekty, kterým musíme údaje poskytnout podle zákona.
| Příjemce / kategorie | Účel | Kdy |
|---|---|---|
| WEDOS | Hosting webu a související serverová infrastruktura | Po nasazení ostré verze webu na WEDOS |
| Google Workspace / Google | Firemní e-mailová komunikace a ukládání e-mailů pro adresu contact@hejlproductions.cz | Při e-mailové komunikaci |
| Seyfor, a.s. – iDoklad | Vystavování faktur a vedení související účetní evidence | Pokud vznikne obchodní vztah a jsou vystavovány doklady |
| Google Analytics / Google | Měření návštěvnosti webu | Pouze po udělení analytického souhlasu a po skutečném nasazení služby |
| YouTube / Google | Zobrazení vložených videí | Pouze po udělení souhlasu s externími médii a po skutečném nasazení obsahu |
| Google Maps / Google | Zobrazení interaktivní mapy | Pouze po udělení souhlasu s externími médii a po skutečném nasazení mapy |
| Meta Platforms | Měření a optimalizace reklamních kampaní na Facebooku a Instagramu prostřednictvím Meta Pixelu | Pouze po udělení marketingového souhlasu a po skutečném nasazení Pixelu |
| Orgány veřejné moci, finanční instituce nebo odborní poradci | Plnění právních povinností, platby a ochrana právních nároků | Pouze pokud je to potřebné nebo vyžadované právními předpisy |
Pokud některý dodavatel vystupuje jako náš zpracovatel osobních údajů, používáme jeho služby pouze v rozsahu potřebném pro daný účel a vztah se řídí příslušnými smluvními podmínkami nebo smlouvou o zpracování osobních údajů.
8. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří poskytovatelé, zejména globální technologické služby společnosti Google nebo Meta, mohou zapojovat společnosti nebo infrastrukturu mimo Evropský hospodářský prostor.
Pokud v souvislosti s používanou službou dochází k mezinárodnímu předávání osobních údajů, musí být takové předání založeno na mechanismu dovoleném GDPR, například na rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo na standardních smluvních doložkách, podle konkrétní služby a aktuálních smluvních podmínek poskytovatele.
9. Cookies, analytika, externí média a marketing
Nezbytné technologie používáme v rozsahu nutném pro fungování webu a uchování vašeho nastavení. Analytické, marketingové a externí technologie aktivujeme až po vašem souhlasu.
Podrobnosti o konkrétních kategoriích, technologiích a změně souhlasu najdete v Zásadách používání cookies.
Své nastavení analytiky, externích médií a marketingových technologií můžete kdykoli změnit.
10. Vaše práva
Za podmínek stanovených GDPR můžete mít v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů zejména právo:
- získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a požádat o přístup k nim,
- požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
- požádat o výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny podmínky GDPR,
- požádat o omezení zpracování,
- získat osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci, pokud se uplatní právo na přenositelnost,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- kdykoli odvolat souhlas pro budoucí zpracování, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
- podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.
Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.
11. Jak svá práva uplatnit
Žádost týkající se vašich osobních údajů můžete zaslat na contact@hejlproductions.cz.
Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu a zpravidla nejpozději do jednoho měsíce. Pokud je žádost složitá nebo je žádostí více, může být tato lhůta za podmínek GDPR prodloužena.
Pokud budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme požádat o doplňující informace nezbytné k ověření totožnosti.
12. Právo podat stížnost
Pokud se domníváte, že dochází ke zpracování vašich osobních údajů v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
13. Automatizované rozhodování
Neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by bylo založeno výhradně na automatizovaném zpracování a které by vůči vám vyvolávalo právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
Pokud udělíte marketingový souhlas, mohou externí reklamní platformy zpracovávat údaje pro měření kampaní, tvorbu publik nebo personalizaci reklamy podle svých podmínek. Toto zpracování samo o sobě nepoužíváme k automatickému rozhodování o vašich smluvních nebo jiných právních nárocích.
14. Zabezpečení osobních údajů
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, která mají chránit osobní údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo neoprávněnou změnou.
Přístup k údajům mají pouze osoby a poskytovatelé, kteří jej potřebují pro konkrétní účel. U externích poskytovatelů služeb zohledňujeme jejich smluvní a bezpečnostní podmínky.
15. Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně používaných služeb, způsobu zpracování osobních údajů nebo právních požadavků.
Aktuální verze bude vždy zveřejněna na této stránce a označena datem poslední aktualizace.